1本の電話からビジネスチャンスが広がることがあります。そんな大切な電話を逃さないためにも、起業家や個人事業主は電話代行サービスを活用することが得策と言えます。起業まもなくは、限られた人数で会社を運営することが多いため、全員が出払ってしまい、会社を留守にすることもあると思います。そんな時に問い合わせなどの大切な電話がかかってきたら、それこそビジネスチャンスを逃すことになってしまいます。
それならば、電話応対のスタッフを置けばいいのかと言えば、起業直後に人件費を大きくすることは大きな負担になりますから、現実的ではありません。そうなるとやはり、限られたスタッフ数で、問い合わせなどにも対応する必要があります。起業後にビジネスで最大の成果に上げるためにも、電話代行サービスを上手く活用することが不可欠なのです。
起業直後だからこその電話代行
起業直後の時期はスタッフの人数が少ないことから、スタッフ全員が外周りの営業などでオフィスを留守にすることが多いと思います。日々の営業活動があってこそ、会社を成長させられるのですから、最も重要な業務と言えます。それだけに商談中などに電話が鳴っても、対応することは難しいと思います。そうした時間帯に「大切なお客様からの依頼の電話があったら、取り逃がしてします。どうしよう…」といった不安は常につきまといます。
また、営業先で商談中に、他のお客様から着信があった場合にも、商談を中座して電話対応することは難しく、まったく応対ができないまま、折り返しの連絡が遅くなってしまうことが考えられます。
このような電話を受けることができない場合でも、電話代行サービスを利用していれば、大切なお客様からの電話に応対することができることから、信頼を失ったり、ビジネスチャンスを逃がしたりすることが無くなります。少ない人数で運営する起業直後には、不可欠なサービスの1つと言うことができます。
迅速なクレーム対応でトラブル回避
起業した後、日々の営業活動が功を奏してきて、徐々にお客様からの依頼も増えて、経営が軌道に乗ってくると、今度は電話の内容にお客様からの要望やクレームが含まれるようになってきます。 要望やクレーム対応では、電話をかけてきたお客様が持っている「自分の思いや考えを相手に伝えたい」という不満などを受け止めて、速やかに対応することが、最も重要と言えます。初期の対応を誤ると、不満がより大きくなり、対応に費やす労力は当初の数倍になることもあります。そのため、要望やクレームの電話を受ける業務は、とてもデリケートなもので、極度の緊張を強いられます。仮に、そうした電話が続いたり、いつまでもクレーム対応に追われていたりすると、本来やるべき通常業務を行うことすらままならない状況に陥ってしまいます。
そこで、クレーム対応などの業務において、電話代行サービスを活用することで、スタッフの労働時間を確保することが可能となります。クレームの初期対応をオペレーターが行いますので、伝えられた要望やクレームの報告を受けた後、お客様から指摘された内容に対しての業務改善に注力することで、迅速な対応を実現することができます。役割を分担することで、通常業務を行いながら、スピード感を持ってクレームなどへの対応を行うことで、当初のマイナスイメージを迅速な対応によりプラスイメージへ転換することも可能となります。
営業電話対応は見えないコスト
企業直後はどこで調べるのか分かりませんが、多くの企業からサービスを紹介する営業電話が頻繁にかかります。一部はビジネスに有益な電話が含まれるかもしれませんが、実際は営業電話のほとんどが導入の検討余地もない、全く無意味な電話です。そのような電話が毎日数本かかってきたら、その度にお断りの対応を求められることになり、毎日そうした電話応対にムダな時間を費やすことになります。また、アイデアを考えていたり、書類を作成していたりする途中に、電話応対をすることで、思考を一時的にストップすることになりますので、「どこまでやっていたかな？」と思い出しながら、改めて考えを始めることになり、業務を進める上で、余計なストレスを抱えることになります。
そのような際にも、電話代行サービスを利用していれば、手を煩わされることなく、業務を進めることが可能です。営業電話はオペレーターが対応してくれますので、応対の必要がなく、ビジネスに直結する電話のみ、区切りのよいタイミングで対応することで、時間を有効に使うことができます。少ない人数でビジネスを進める際には、1人ひとりの生産性を上げることが重要になりますので、その点でも電話代行サービスは重要なアイテムということができます。営業電話の対応については、電話代行サービスの提供会社によって、本数にカウントするケースとしないケースがあります。費用を抑えるためには、営業電話はノーカウントの電話代行サービスを利用することが賢い使い方です。
