個人事業主や起業家を中心に、ビジネスチャンスである電話を逃さないために、電話代行サービスを活用するケースが増えています。電話代行サービスでは原則として、自社にかかってきた電話を電話代行の提供会社に転送することで、代わりに応対してもらうことになります。常に転送設定にしておく場合や不在時のみ転送しておく場合など、サービスの利用スタイルはまちまちです。実は電話転送と言っても、様々な方法から選ぶことができ、シーンに応じて転送方法を変えることで、より賢く電話代行サービスを利用することが可能になります。
電話転送の2つのスタイル
電話転送の方法には大きく分けて、「自動転送」と「セレクト転送」の2つがあります。
自動転送はかかってきた電話をすべて、自動的に転送するものです。かかってきた電話はすべて転送されますので、自動転送にセットしておけば、不在時はもちろん、在社時であっても電話は自動的に転送されることになります。
一方、セレクト転送機能では、あらかじめ登録をしている番号からかかってきた場合のみ、着信や転送を行います。通常は出たくないけれど重要な電話だけ出たい場合や、しつこい営業電話は出たくない場合など、セレクト転送機能を使うことで、電話の振り分けが可能となります。なお、セレクト転送機能では、非通知でかかってきた電話については適用されません。
さらに細かな電話転送方法
さらに、細かい転送設定を行うことも可能です。すべての電話を呼び出し音を鳴らさずに自動的に転送する「無条件転送」、電話があった際に話し中だった場合に転送する「話中時転送」、電話を指定した秒数だけ鳴らしてから転送する「無応答時転送」があります。
「無条件転送」に設定しておくと、不在時はもちろん、在社時であっても電話が鳴らないため、業務に集中したい時には、邪魔されることなく臨むことができます。「話中時転送」では、通常は自分で応対するものの、たまたま電話が重なってしまった際に転送されますので、電話を取り逃がすリスクを無駄なく防ぐことが可能となります。「無応答時転送」では、秒数を指定した呼び出し中に電話に出れば、転送されずに通話することができますので、余裕がある時には電話に出て、忙しい時にはそのまま転送するなどと状況に応じて電話に出るか否かを都度判断することができます。
また、電話を一定時間鳴らした後、話し中でふさがっている時に転送する「無応答時転送・話中時転送」などの組み合わせ設定もありますので、状況に合った電話転送の方法を選んで設定することで、最適な電話応対の体制を選択することが実現できます。
電話がなくても転送設定ができる
これらの転送機能は電話機がなくても利用可能です。電話回線があれば、利用することができるのです。電話回線の契約をした上で、無条件転送での転送設定をしておけば、かかってきた電話はすべて転送されますので、電話機は必要ありません。固定電話がないから転送機能を利用できないと思っていた方も、この方法を使えば、電話代行サービスを利用して電話応対の体制を構築することができます。
また、電話代行サービスでは03番号などの固定電話回線を貸出している会社もありますので、自社で回線の契約をすることなく、無条件での電話転送と同じ状況で電話代行サービスを利用することが可能です。回線契約をするのか、貸出を受けるのか。転送設定はどれを選ぶのか。それらを上手く組み合わせることで、自社の状況に合った電話応対の体制がローコストで実現できます。転送設定と電話代行サービスを上手に活用してみてください。
