日々のビジネス運営で欠かせない電話対応ですが、中小規模の事業者にとっては、人手不足や業務の多忙さが電話に対応する際の大きな課題となっています。そこで多くの事業者が利用しているサービスが「電話代行サービス」です。
本記事では、電話代行がどのように業務をスムーズに進め、かつ人件費を節約できるのか、のポイントをお伝えしながら、小規模事業者のニーズに合わせた効果的な電話代行サービスの活用法を紹介します。
電話代行サービスのメリットとは？
ビジネスを進める上で、メールで連絡を取り合う機会も増えてきましたが、緊急の用件や詳細を確認したい時などにはやはり、電話で連絡を取ることがまだまだ多いと思います。中小企業の経営者や個人事業主の場合には携帯に電話をしてもらい、自分で直接応対することが多いと思いますが、ご自身で営業や打ち合わせなどの商談に臨んだり、外を飛び回っているため電車などの公共交通機関を利用中だったりで、電話に出られないケースも少なくないと思います。また、忙しくて手が外せない時に限って、電話がかかってきてしまい、急ぎで対応しなければならないことに取り掛かれないことがあったりと、自分で電話を受けることは、最も手っ取り早い方法である反面、多くのストレスも生み出してしまうこともあります。
そこで、電話を受けてくれるスタッフを採用しようと考えた場合、パートタイムでスタッフを雇用したとしても新たに数万円〜20万円程度の人件費が発生します。その分、コンスタントに電話が鳴り、新たなビジネスに繋がることで、電話受付の人件費をカバーできれば問題ありません。しかしながら、実際のところ、数万円であってもコストをコンスタントにカバーし続けることは難しいと思います。
運用コストを抑えつつ、業務効率化を図る一つの方法が、電話代行サービスです。
中小企業が人件費を削減するための電話代行サービスの導入ポイント
電話代行サービスを利用すれば、人材を採用して、育てるコストや手間をかける必要なく、すぐに電話受付を代わってもらうことが可能です。電話代行サービスも月間30コールから100コールが中心でしたが、、スタートアップ企業や起業家向けに少ないコール数に対応している会社も増えてきました。月間30コール前後で6000円前後といった料金プランや、月間10コールまでと本当に小規模なサービスプランも増えています。自社のビジネス状況に合わせて、電話代行サービスの会社と料金プランを選べば、賢く利用することができるようになりました。
固定電話への電話がまだまだ少ないスタートアップ企業や個人事業主の場合には、月々数千円から利用できますので、電話受付のスタッフを雇用する人件費と比べて、非常に安価に電話応対の体制を構築することが可能となります。さらに、電話受付のスタッフは自らトレーニングすることなく、高いレベルで電話に応対してくれるとなれば、うまく活用しない手はないと言えます。せっかく電話に出たにもかかわらず必要のない営業電話だった、という場面もあると思いますが、そういった本来対応が不要な電話への対応時間も削減ができます。
電話代行サービスを選ぶ際の重要なポイントと注意事項
電話代行サービスを初めて利用する場合、下記のポイントをチェックしてみてください。
希望を整理する際は、絶対に譲れない条件、ここまでは許容できる条件と分けておくと、サービスを選定しやすくなります。
・現在の入電件数はどれぐらいか。
月間の入電件数でプランが設定されることが一般的です。
どのプランにするか選ぶ基準になるので、大体の入電件数を事前に調べます。
通話中に別の入電があるケースも考慮して、＋10〜20％の件数を想定すると現実的なプランが見つかります。
・報告方法（頻度、報告ツール、報告先）
入電報告は1日まとめてが良いか、都度報告が良いか、入電後に電話転送、メール、チャットで報告されるの適しているのか、報告方法を検討します。
報告を全社で共有する方法や一部門でまとめて関係者に連絡する方法もありますが、どの運用がタイムラグやミスを減らせるか報告を受ける側の体制も考慮しておくと、電話代行の導入がスムーズになります。
・電話代行サービスの対応範囲
基本的な電話代行サービスでは、宛先の担当者の不在を伝え、発信者情報（会社名、担当名、用件など）をヒアリングして報告するまでがサービス範囲としています。不在や外出と伝えずに別の応答をしたい、提供しているサービス名を把握しておいてほしい、ヒアリングしてほしい内容がある、問い合わせに回答してほしい、など要望がある場合は、対応範囲を事前に確認し、必要な範囲でサービスを利用できるかどうかを確認します。
・電話転送方法
現在の電話番号を継続して電話代行サービスを利用する場合は、電話転送システムまたは電話転送サービスの利用が必要です。必要なタイミングだけ電話転送する、全ての入電を転送するなど転送方法の操作も併せて確認しておくといざという時に焦らずに対応できます。また、電話代行を利用する場合は、なるべく発信者の番号が転送先で表示される転送方法を選ぶことをお勧めします。
また、電話代行サービスが提供する電話番号を公式の番号として使用する場合は、転送サービスの利用が不要になります。電話代行サービスによっては電話転送による電話代行利用が必須の場合もあるので、事前に各サービスの仕様について問い合わせておくと安心です。
電話代行サービスを検討する際には、コストだけではなく、品質の高さや柔軟性も考慮材料になります。少ない問い合わせでも確実にビジネスに繋げる必要がある中、単なる事務的な応対ではなく、会社の一員のように応対し、電話をかけてきたお客様に安心感や期待感を与えられるような電話受付が重要です。特にスタートアップ機業者個人事業主にとって、電話代行サービスの契約期間や対応の幅が、ビジネスの変動に対応できるかどうかも重要なポイントです。融通が利くサービスを選ぶことで、将来的な変化にも柔軟に対応できます。
電話代行サービスを検討する際には、コストだけではなく、品質の高さや柔軟性も考慮材料になります。少ない問い合わせでも確実にビジネスに繋げる必要がある中、単なる事務的な応対ではなく、会社の一員のように応対し、電話をかけてきたお客様に安心感や期待感を与えられるような電話受付が重要です。特にスタートアップ機業者個人事業主にとって、電話代行サービスの契約期間や対応の幅が、ビジネスの変動に対応できるかどうかも重要なポイントです。融通が利くサービスを選ぶことで、将来的な変化にも柔軟に対応できます。
スマイルフォンネットの電話代行サービス
スマイルフォンネットは研修会社が運営する電話代行サービスです。高い対応品質を保ちつつ、リーズナブルな料金体系で個人事業主から中規模事業者まで広く利用されています。ヒアリング項目や応対においてもお客様のご要望にできる限り応えています。当社サービスでは、指定された営業電話は次回以降お繋ぎしません。ご用件も入電時にヒアリングしご報告するので、必要なお電話にだけ対応すれば良く、業務効率を上げるというメリットもあります。初回ご利用時は14日間のお試し期間があるため、安心してご利用いただけます。
他の企業がどのように運用しているのか気になる場合や、お問い合わせがある場合は、お気軽にご連絡ください。
