電話代行サービスは、オフィス電話の対応を外部のプロに任せることで業務効率を大幅に向上させることができます。特に中小企業や個人事業主では、限られたリソースですべての営業電話や問い合わせに対応することは容易ではありません。自社にとって効果的な電話代行サービスの選択は、プロフェッショナルな電話応対を保証し、業務の効率化に大いに寄与します。次に、適切な電話代行サービスを選ぶための具体的なポイントについて、料金や対応時間、応対の質、柔軟なカスタマイズオプションの観点から詳しく解説します。どのサービス内容が自社に最も合うかを見極めることが重要です。

料金

電話代行サービスの利用料金は主に対応時間、件数、範囲によって異なり、月額数千円から数万円までの幅広い料金プランが存在します。ビジネスの規模や必要性に応じて最適なプランを選ぶことができます。ただし、どのサービスが基本プランに含まれ、どれがオプションなのかを正確に理解することは重要です。どこからどこまでの範囲をお願いしたいのか、どんな時に電話代行を利用したいのか、具体的な要望を整理してから価格比較を行うことをお勧めします。料金比較の際、営業電話や迷惑電話が料金へ影響するのかどうかも確認しておくと、予期せぬ請求を避けるために役立ちます。

従業員に電話を取らせることは確実にコストが発生しています。採用から研修までの費用と人件費を考慮すると、電話代行サービスを利用するとこれらのコストを抑えつつ業務効率を向上させることができます。さらに、電話対応の印象が企業イメージに与える影響は計り知れません。プロの対応を保証する電話代行サービスは、企業の顔としての質を落とさずに時間とコストを節約します。

入電の量に応じたプラン変更が可能なサービスを選べば、実際のビジネス変動に柔軟に対応し、無駄のないコスト管理が可能です。これらを踏まえ、自社にとって最も合理的な電話代行サービスを選ぶことが、効率的かつ効果的なビジネス運営の鍵です。

対応時間と報告方法

電話代行サービスの対応時間と報告方法は、ビジネス運営の効率に大きく影響します。入電後、社内のスタッフでどこまで対応するのか、時間的制約がないか、業務運営の全体を確認しながら依頼する時間を決めましょう。なかには、24時間体制の対応や夜間、週末の対応が可能な電話代行サービスもあります。

電話対応後の報告、メール、チャット等の方法のほか、報告に含まれる情報量もあらかじめ確認できると安心です。すぐに連絡が来たとしても情報が少ない、足りないとその後の従業員が対応しづらいくなり、せっかくの電話代行のメリットも半減してしまいます。

次の章以降でも触れますが、応対をどこまでするのか、カスタマイズがどこまで行えるのかも、業務全体の運営を考える上では外せません。

対応の質（応対）

電話代行サービスは、外部のプロフェッショナルが電話応対を行いますが、外部の人が応対するため印象が悪くなるのではないか、という不安を持たれる方も多くいらっしゃいます。電話代行サービスに就業しているスタッフは専門的な教育を受けたプロ人材です。電話に出た時に「お電話ありがとうございます。●●●株式会社でございます」から「はい、●●事務局受付担当です」まで、利用する会社に合わせて応対し、お客様に失礼がないように誠意を持って対応します。電話代行のスタッフは企業の代表としての応対の教育をうけ、高品質な対応ができるようにしているので、その点は安心して任せられます。

電話応対の質は電話での話しやすさという印象だけではありません。応対の中でどこまで対応するのか、電話を切った後に担当者がちゃんと対応してくれるのかの不安をどこまで解消できるかも一つの応対品質と言えます。電話応対の質と対応範囲を理解し、自社の具体的なニーズに合わせて業者を選ぶことが重要です。例えば、どの程度の詳細まで電話で処理してほしいのか、どのような対応を期待しているのかを業者に確認することで、後のトラブルを避けることができます。高い一次解決率を求める場合にはコールセンターや秘書代行業者への相談も選択肢ですが、コストが増加する可能性も理解しておく必要があります。

電話代行を選ぶ際には、自社にとって適切なサービスを提供できるかどうかが鍵となります。企業のブランドイメージを理解し、対応スタイルが企業のビジネスタイプにマッチしているかを見極めることが重要です。

柔軟性（カスタマイズや個別対応）

「スマイルフォンネット」電話代行サービスは、中小企業から個人事業主まで幅広い業界のお客様にご利用いただいています。ヒアリング項目を追加、よくある問い合わせへの対応もオプションで対応しており、コストを抑えつつ効率的に業務運営したいニーズにもお応えしています。

現在ご利用いただいている事例を規模・業界別にご紹介します。

個人事業主の事例

フリーランスなどの個人事業主は一人で日々の業務から電話応対まで行わなければなりません。しかし、個人で業務を運営していると、多くの電話に対応しなければならず、作業が中断され仕事の効率も大きく低下してしまいます。さらに、新規の仕事の依頼の電話など、打ち合わせ中などで出れない場合、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性もあります。そんな時、電話代行が必要な時間だけスマイルフォンネットに電話転送すれば、電話応対が任せられるので安心して打ち合わせや業務に集中することができます。

また、レンタルオフィスのシェアスペースやバーチャルオフィスを利用している場合や自宅で就業する場合、会社の代表電話番号どう用意するかもよくある悩みの一つです。レンタルオフィスやバーチャルオフィスで電話番号を提供しているケースもありますが、その後の業務拡大に伴う移転をする時に電話番号を変更しなければならない可能性もあります。スマイルフォンネットでは「03番号」や「050番号」のレンタルも提供しており、移転に伴う電話番号の変更は不要なのでビジネス設立時にも大いに役立ちます。

＜よくご利用いただくオプション＞

①オリジナル応対：折り返し時の案内や不在時の伝え方をカスタマイズ
→折り返しが必要なお客様へ「打ち合わせ中のため、1時間以内に折り返しします。」とご案内。

②ヒアリング項目追加：条件に合う問い合わせの場合にオペレーターに聞いてほしい項目を追加
→サービスの不具合の問い合わせの場合、具体的な症状をヒアリング。

中小企業の事例

人はいるけど時間が足りない、電話対応は出れる人が対応するルールだが固定のスタッフに負荷がかかってしまっている。そんなお悩みを多く聞きます。特に採用や教育に関連するコストを抑えたい企業にとって、未経験者のトレーニングや適切なスキルを持つスタッフの確保は大きな負担です。また固定の人への負荷を解消しなければ従業員の不満が高まり、不平等が後々の人間関係に悪影響を与えてしまうこともあります。
電話代行サービスの利用で、社内スタッフは電話対応から解放され、コア業務に専念できます。結果として、業務効率が向上し、コスト削減、従業員間の電話対応への不満の解消にもなります。
また営業電話も増えてくる時期のため、少数精鋭の企業の場合、仕事中にかかってくる営業電話で仕事を中断されてしまうことも多くなります。何度もかけてくる営業電話を断るのもストレスがかかりますが、スマイルフォンネットでは営業指定された電話番号をシャットアウトするので、そういったストレスからも解放されます。今は不要な営業電話だけど、将来のお客様になるかもしれないので断らずに対応してほしいが報告はしなくてもいい、そんなご要望にもお応えします。

＜よくご利用いただくオプション＞

①オリジナル応対：折り返し時の案内や不在時の伝え方をカスタマイズ
→「テレワーク中でお電話をお繋ぎできないため、担当から折り返しご連絡します。とご案内。
営業指定された電話には「ホームページのお問い合わせフォームへお問い合わせください」とご案内。

②FAQ回答：よくある問い合わせはオペレーターが回答します。
→「解約方法を知りたい」などへ指定された文言で回答。

士業事務所の事例

弁護士・法律事務所、司法書士事務所、公認会計士・税理士事務所、社労士事務所のお電話では、専門用語が含まれる長文のご伝言を承る場面も多くあります。打ち合わせや外出でお忙しい先生に代わり、顧客や相談者からの用件を伺います。裁判や年末、確定申告時期など繁忙期でも安心して電話を任せていただけます。
士業事務所向けの専用プランもご利用可能です。通常プランに含まれないオプションもプラン内に含まれているのでぜひご利用ください。

＜よくご利用いただくオプション＞

①オリジナル応対：折り返し時の案内や不在時の伝え方をカスタマイズ
→折り返しが必要なお客様へ「打ち合わせ中のため、終わり次第折り返しします。」とご案内。

②非通知着信拒否：番号非通知を完全シャットアウト
→信用度の低い非通知着信、迷惑電話を拒否設定。

ハウスクリーニング・リフォーム業の事例

清掃やリフォーム業界では、季節の変わり目に問い合わせが急増して対応に苦労します。特に繁忙期は電話対応が追いつかないことがありますが、例えば、問い合わせが増える期間だけスマイルフォンネットに転送設定をすれば、対応できない入電の件数を減らせ、電話が繋がらないお客様のストレスも軽減できます。見積もりや工事で外出が多い場合、住所や依頼内容をメモするのは外出先では大変なことです。カスタマイズ可能なヒアリング項目追加オプションを利用すれば、依頼の詳細を把握し、スムーズに対応が可能です。
個人のお客様からの信頼を得るためには、親身な対応が欠かせません。スマイルフォンネットでは年配のお客様にも丁寧に対応し、初めての問い合わせで不安なお客様も安心してくださいます。

＜よくご利用いただくオプション＞

①オリジナル応対：折り返し時の案内や不在時の伝え方をカスタマイズ
→「ただいま担当が現場で作業中のため、お見積もり日程について後ほど折り返しご連絡します。」

②ヒアリング項目追加：条件に合う問い合わせの場合にオペレーターに聞いて欲しい項目を追加
→お住まいのエリア、依頼内容の詳細をヒアリング

通販業の事例