電話受付の必要性と人件費を考える
ビジネスを進める上で、メールで連絡を取り合う機会も増えてきましたが、緊急の用件や詳細を確認したい時などにはやはり、電話で連絡を取ることがまだまだ多いと思います。中小企業の経営者や個人事業主の場合には携帯に電話をしてもらい、自分で直接応対することが多いと思いますが、ご自身で営業や打ち合わせなどの商談に臨んだり、外を飛び回っているため電車などの公共交通機関を利用中だったりで、電話に出られないケースも少なくないと思います。
また、忙しくて手が外せない時に限って、電話がかかってきてしまい、急ぎで対応しなければならないことに取り掛かれないことがあったりと、自分で電話を受けることは、最も手っ取り早い方法である反面、多くのストレスも生み出す可能性が大きいと言えます。
そこで、電話を受けてくれるスタッフを採用しようと考えた場合、パートタイムでスタッフを雇用したとしても新たに数万円〜20万円程度の人件費が発生します。その分、コンスタントに電話が鳴り、新たなビジネスに繋がることで、電話受付の人件費をカバーできれば問題ありません。しかしながら、実際のところ、数万円であってもコストをコンスタントにカバーし続けることは難しいと思います。
ますます利用しやすくなっている電話代行サービス
そんな時に活用したいのが電話代行サービスです。
電話代行サービスを利用すれば、人材を採用して、育てるコストや手間をかける必要なく、すぐに電話受付を代わってもらうことが可能です。電話代行サービスも一昔前は月間100コールまで１万円といった料金体系が中心ですが、最近ではスタートアップ企業や起業家向けに少ないコール数に対応している会社も増えてきました。月間30コール前後で5,000円といった料金プランや、月間10コールまでと本当に小規模なサービスプランも増えています。自社のビジネス状況に合わせて、電話代行サービスの会社と料金プランを選べば、賢く利用することができるようになりました。
固定電話への電話がまだまだ少ないスタートアップ企業や個人事業主の場合には、月々数千円から利用できますので、電話受付のスタッフを雇用する人件費と比べて、非常に安価に電話応対の体制を構築することが可能となります。さらに、電話受付のスタッフは自らトレーニングすることなく、高いレベルで電話に応対してくれるとなれば、うまく活用しない手はないと言えます。
また、せっかく電話に出たにもかかわらず必要のない営業電話だった、という場面もあります。当社サービスの場合、指定された営業電話は次回以降お繋ぎしません。ご用件も入電時にヒアリングしご報告するので、必要なお電話にだけ対応すれば良く、業務効率を上げるというメリットもあります。ぜひご活用ください。
電話代行サービスを選ぶポイント
電話代行サービスを検討しているスタートアップ企業や個人事業主には、電話代行サービスを選ぶ際に、コストと併せて、品質が高いかということや融通がきくかといったことも検討材料にしてほしいと考えます。
大手企業と違って、問い合わせ電話の本数が少なく、電話１本１本を確実にビジネスに繋げて行く必要があるからこそ、事務的に応対するのでなく、会社の一員のように応対し、電話をかけてきたお客様に安心感や期待感を与えられるような電話受付が求められます。料金が安い電話代行サービスの中には、オペレーターが在宅で応対しているものもあり、そうした会社ではオペレーター指導のレベルが下がることから、応対品質が不安定になるリスクがあります。さらに、同じ場所にいないことから、急な情報共有や情報確認ができないデメリットも発生します。
また、スタートアップの時期はビジネスの状況が目まぐるしく変わることから、１週間、１か月単位で経営状況も大きく変わることでしょう。それにもかかわらず、半年契約や１年契約の電話代行サービスに申し込んでしまうと、電話応対を外注する必要が無くなったにもかかわらず、解約することができずにムダな費用を払い続けることになりかねません。申し込む際には契約期間などの縛りが少なく、将来的な変化にも対応できるような電話代行サービスを選んでおくことが得策と言えます。
融通という面では、契約期間以外に電話応対の内容などにおいても、電話代行サービスの提供会社ごとに対応の幅が変わります。通信販売の顧客対応やお客様からの申し込み受付などでは、聴いてほしいことや伝えてほしいことが多岐にわたるケースも多いため、どこまで対応してくれるのかを確認して、自分の思いに最も近い電話代行サービスを選択することが、顧客対応の面からも重要と言えます。
