大手企業の社長や役員など経営層には、専属の秘書を設けているケースが多く見られます。秘書を設けている理由はと言えば、多忙な経営層は細々とした業務を自ら行う余裕がないため、そうした業務をサポートしてもらう必要があるからです。別の言い方をすれば、仕事に優先順位をつけて、優先順位の高い仕事を自ら実行し、優先順位の低い仕事を他者に任せることで、全体の業務効率を上げているということができます。 スタートアップまもない起業家や個人事業主も多忙なことに変わりはありません。何から何までやらなければならない点で言えば、もしかすると大手企業の経営層よりも忙しくされているかもしれません。そうなると、同じ様に秘書などのサポート役を活用して、業務効率を上げることを検討する必要が出てくると思います。
一般的な秘書の業務とは
ここで、一般的な秘書の行内容を整理してみましょう。
・スケジュール管理
・電話やメールの対応
・来客対応
・情報の管理
・身の回りの環境整備
上記の業務が主な内容でしょうか。
すべての業務を任せようと考えた場合、秘書を採用するか、専門の秘書代行サービスに依頼する必要が出てきます。秘書を採用するとなれば、その人件費は諸経費を考えれば数十万円になりますし、専門の秘書代行サービスに依頼した場合にも月額で数万円〜十万円といったところが相場となります。
費用対効果を考えれば、それなりに価値のあるサービスと言えますが、スタートアップ企業や個人事業主にとって、毎月数万円のコストが固定でかかるのは、経理面で負担になると言わざるを得ません。
秘書として電話応対を任せる
そこで、秘書代わりに電話代行サービスを活用することをお勧めします。スタッフが少ないスタートアップ企業や個人事業主にとって、一番重要度が高い業務が電話応対の代行です。
お客様がメールではなく、電話を使って連絡をしてくる場合、その多くは緊急性の高い用件と言えます。緊急性が高いからこそ、その電話を取りそこねてしまうと、重要な連絡ができなかったとお客様の不満は募ります。かかってきた電話に誰も出られない状態では、貴重なお客様を逃してしまうことに繋がりかねません。何度かけても繋がらなければ、お客様からの印象は「緊急対応できない企業」というイメージになってしまうでしょう。そのイメージは、お客様からの不信感に繋がってしまいます。
電話代行サービスのオペレーターが不在時に電話応対してくれるだけで、お客様への安心感に繋がりますし、こみいった電話も用件を確認の上、伝言として連絡がありますので、その後のやり取りは用件に集中して行えますので、余計な時間を要することもなくなり、時間を有効に使うことができるようになります。また、少人数のオペレーターが専属的に応対する電話代行サービスの場合には、御社の事業内容を理解して応対してくれますので、業務的な電話応対に留まらず、お客様との一定の信頼関係構築も期待することができます。まさに、秘書代わりの電話応対と言えるでしょう。
スケジュール管理も依頼する
同じように時間を要するのがスケジュール管理です。特に、多くのお客様と商談を行うタイプのビジネスを展開している場合、上手くスケジュール調整を行うことが売上に直結することになります。経営者や個人事業主が自らスケジュールを行っている場合には、商談や打ち合わせなどの間にはスケジュール調整ができないため、問い合わせを逃したり、効率よくスケジュールを組めなかったりして、機会損失を招いてしまうことになります。
電話代行サービスには、Googleカレンダーなどを共有することで、電話応対と同時にスケジュール調整業務を請け負っているものもございます。料金も専門の秘書代行に依頼するよりも安価に設定されていることが多く、負担なく利用することができます。
経費的に最小限に抑えつつ、優先順位の高い業務を代行してもらうことで、ビジネスでのパフォーマンスを最大化できますので、スケジュール調整に悩んでいる経営者は、電話代行サービスを秘書代わりに利用することを検討されてみてはいかがでしょうか？
